Los organigramas son herramientas que permiten estructurar los cargos, responsabilidades y relaciones dentro de una empresa. Su uso permite mejorar la consecución de objetivos organizacionales a nivel interno, además de servir como carta de presentación para las personas ajenas a la empresa.
Hoy en Econolistos te contamos todo lo que te interesa saber sobre los organigramas para que les saques el mejor partido posible.
Tabla de contenidos
¿Qué es un organigrama?
Un organigrama es una representación gráfica que sirve para recoger de forma esquematizada y jerárquica la estructura organizacional de tu empresa. El objetivo de un organigrama es hacer que, a golpe de vista, se pueda saber quién compone la empresa, así como el cargo y responsabilidad que ocupa.
El organigrama puede llegar a ser una herramienta muy útil, ya no solo para que la gente de fuera conozca el funcionamiento de tu empresa, sino para que los mismos trabajadores que la componen puedan saber dónde están y con quién.
Esto último resulta muy interesante, en la medida que de un solo vistazo los trabajadores pueden identificar, con respecto a su posición en el organigrama, cuáles son sus relaciones horizontales y verticales con el resto de los miembros del equipo, así como cuáles son las figuras clave a las que deben dirigirse para transmitir cualquier tipo de comunicación.
Por lo tanto, es posible decir que el organigrama es una de las herramientas base para sedimentar la gestión de Recursos Humanos en las empresas, pese a que, por la gran variedad de modelos organizacionales existentes, cada empresa tenga un diseño de organigrama distinto.
Los tipos de organigrama
En función de su disposición gráfica podemos encontrar distintos tipos de organigramas. La elección de un tipo u otro depende de las características de la empresa y lo que se pretenda mostrar. En este sentido, una misma empresa puede tener más de un tipo de organigrama:
- Organigrama lineal o vertical: Es el tipo de organigrama más clásico. Representa una estructura con dirección arriba-abajo, comenzando por los altos cargos y descendiendo a lo largo de la cadena de mando. Debido a su disposición, denota rigidez y autoridad.
- Organigrama plano u horizontal: Este tipo de diseño se debe consultar de izquierda a derecha y se caracteriza por describir las relaciones formales dentro de la empresa. A diferencia del diagrama vertical, posiciona la cadena de mando dentro de un mismo eje, lo que tiende a reflejar culturas organizativas participativas en las que se fomenta la comunicación horizontal.
- Organigrama funcional o estructural: Se trata de un subtipo de organigrama vertical, con la particularidad de que determina la estructura organizativa en base a las tareas. Esto quiere decir que con el objetivo de ordenar de manera vertical los distintos departamentos que componen una empresa, se representa a sus respectivos líderes, así como sus tareas y responsabilidades.
- Organigrama matricial: Es un mix de la distribución vertical y horizontal dispuesto con forma de matriz. La idea de este modelo de organigrama es estructurar las áreas de la empresa por proyectos. Aunque continúan existiendo cargos de autoridad, se le da peso a la agrupación de personal por actividades concretas.
- Organigrama mixto: Se vale también de la estructura vertical y horizontal, pero en este caso con el objetivo de mostrar la jerarquía de la empresa y de forma horizontal los distintos departamentos que la constituyen.
- Organigrama circular: Muestra los niveles organizacionales a través de círculos concéntricos que van de dentro hacia afuera.
Ventajas y desventajas de los organigramas
Los organigramas empresariales aportan estructura y determinan el reparto de funciones, de modo que facilitan en términos de coste-eficiencia el flujo de trabajo-productividad. Por supuesto, su impacto dentro de la propia cultura de tu empresa dependerá de las características de esta, pero en líneas generales se pueden distinguir las siguientes ventajas:
- Los organigramas permiten definir de forma esquematizada las responsabilidades que cada trabajador tiene asignadas.
- El establecimiento de una jerarquía determina en qué figuras de autoridad se concentran las responsabilidades, lo que facilita la comunicación y la coordinación de los trabajadores a su cargo.
- Independientemente del diseño del organigrama, tanto los miembros de la empresa como las personas ajenas a esta tienen la posibilidad de conocer mejor los objetivos organizacionales gracias a la estructuración de las funciones.
Por supuesto no todo son beneficios. En Econolistos detectamos 3 desventajas principales de los organigramas:
- En el instante en el que se registra una persona a modo de componente, se tiende a olvidar que hablamos de seres humanos y no de un número o de un cargo en funciones.
- Los organigramas son estructuras formales que no toman en cuenta las sinergias surgidas entre las personas o, lo que es lo mismo, sus relaciones informales. Esto puede llegar a generar conflictos, especialmente en modelos matriciales en los que cada departamento opera por separado.
- Puesto que las empresas son entidades en continuo desarrollo, es inevitable que se produzcan movimientos en la plantilla. Esto requiere una atención especial para que el organigrama no quede desactualizado.
¿Cómo diseñar un organigrama online?
Gracias a las distintas herramientas disponibles en Internet, resulta muy sencillo diseñar organigramas online para tu empresa, aunque nuestra recomendación es que, para agilizar el proceso, respondas a las 3 preguntas que te planteamos antes de adentrarte en la fase de composición jerárquica, sobre todo si la organización de tu empresa se compone de muchos niveles:
- ¿Cuáles son el propósito y el alcance que esperas obtener a partir de tu organigrama? No es lo mismo un organigrama que recoge un único departamento que un organigrama que resume la organización jerárquica de toda tu empresa o de sus emplazamientos, o que una multinacional con varias sedes. Asimismo, debes valorar si incluirás únicamente nombre y cargo de cada empleado o si añadirás información extra como sede, datos de contacto, etc. Por supuesto, también es interesante que identifiques la función del organigrama, es decir, si es una herramienta de información para tu empresa o si se trata de un mapa de consulta para gente o instituciones externas.
- ¿Qué información vas a incluir dentro del organigrama? Teniendo en cuenta lo anterior, es interesante que compruebes muy bien la clase de información que vas a incluir y su grado de actualización. Si tu empresa es grande quizás sea necesario que realices un sondeo para definir y asociar tareas y responsabilidades o que, incluso, recurras a algún servicio específico para la generación de un fichero que recoja el contenido segmentado que se presentará en el organigrama.
- ¿Qué plataforma se adecúa más al tipo de diseño que quieres hacer? En función de tu grado de desenvoltura con herramientas online y la dificultad de tu organigrama quizás te interesen herramientas gratuitas más sencillas como Google Docs, Canva o Gliffy u otras más completas como Lucidchart, SmartDraw o Factorial, que permiten realizar actualizaciones automáticas y perfiles para cada trabajador.
Teniendo estas cuestiones claras, basta con que ingreses en la herramienta online para diseños de organigrama que más se adecúe a tus necesidades, selecciones el diseño que deseas obtener, vuelques la información de tus trabajadores y descargues el resultado. Algunas herramientas como Lucidchart y SmartDraw permiten exportar tus organigramas a la nube aparte de la descarga básica en formato PDF. Finalmente, bastará con que compartas e incrustes el organigrama en tu página web de destino, lo que generará un código de inserción para el sitio web de tu empresa.
Como puedes ver, los organigramas son herramientas bastante interesantes para añadir valor a tu empresa. Si bien no debes olvidar que ante todo estás incluyendo a personas, a nivel logístico puedes mejorar la consecución de objetivos con ayuda de algo tan sencillo como puede ser una representación gráfica. ¿Y tú qué opinas? ¿Qué clase de organigrama te parece más útil? ¿Conocías los softwares gratuitos para diseño de organigramas? Desde Econolistos estamos encantados de conocer tu opinión 😉
